Recordatorio de Citas
Odontosys puede enviar a tus pacientes un recordatorio de su cita por correo electrónico, por mensaje de texto (SMS) o por WhatsApp. Para cada paciente elegís el medio que prefiera, y el programa recuerda esa elección para todas sus citas futuras.
Las opciones son las mismas en las dos versiones:
- No se envía Recordatorio — es la opción predeterminada: por defecto el programa no envía recordatorios a ningún paciente.
- Se recuerda por Correo
- Se recuerda por SMS
- Se recuerda por SMS y Correo
- Se recuerda por WhatsApp — disponible cuando tu clínica tiene activo el envío automático por WhatsApp de Odontosys Mensajes.
El envío automático por WhatsApp se habilita aparte: no alcanza con bajar la app Odontosys Mensajes (es de uso libre y sirve para los envíos manuales). Cuando está habilitado, las opciones de SMS se ocultan y WhatsApp pasa a ser el medio principal. Si todavía no lo habilitaste y elegís Se recuerda por WhatsApp, aparece un aviso que te explica de qué se trata y cómo activarlo; mientras tanto, los recordatorios siguen saliendo por SMS y correo.
Cómo elegir el medio para un paciente
App Web
- Hacé clic (o tocá) sobre la cita en la agenda: se abre el detalle de la cita.
- Buscá la sección Recordatorio, que muestra el medio actual (por ejemplo, No se envía recordatorio).
- Tocala y elegí la opción que el paciente prefiera en el menú que se despliega.
Cuando el recordatorio no le llegó
Si el recordatorio de WhatsApp no se pudo entregar, en el detalle de la cita aparece la etiqueta No le llegó el recordatorio. Tocala y vas a leer qué conviene hacer: avisarle por teléfono y verificar que el celular esté bien cargado en la ficha.
Suele pasar cuando ese número no tiene WhatsApp o el paciente bloqueó los mensajes de la clínica. No quiere decir que el paciente quede incomunicado para siempre: si el número es correcto, los próximos recordatorios pueden salir bien igual.
La etiqueta no aparece si el paciente confirmó o canceló desde el propio WhatsApp, porque en ese caso el mensaje sí le llegó.
App de Escritorio
Cada cita muestra el medio de recordatorio con un ícono chico, arriba a la derecha de la celda (marcado con la flecha en la imagen): una cruz ✕ si el paciente todavía no tiene medio elegido —lo más común al empezar—, un sobre si es por correo, un celular si es por SMS, o el ícono de WhatsApp con el estado del envío.
- Hacé clic sobre ese ícono.
- En el menú Medio de recordatorio... seleccioná la opción que el paciente prefiera.
El menú aparece mientras la cita todavía no fue confirmada ni cancelada. Si el paciente ya confirmó su asistencia, ya avisó que no va o ya llegó a la sala de espera, el clic sobre el ícono muestra un aviso con esa información en lugar del menú.
Si la cita no muestra ningún ícono, desde ahí no vas a poder cambiar el medio: pasa en las citas que ya transcurrieron y tienen la asistencia marcada, en las canceladas y en las citas sin paciente registrado.
A partir de ese momento el programa va a usar el medio elegido para las futuras citas del paciente.
La agenda muestra el medio con el que realmente se va a avisar. Si tu clínica dejó de enviar SMS —porque le apagaron el canal o porque pasó al envío automático por WhatsApp—, los pacientes que tenían SMS ya no aparecen con ese medio: quedan sin medio, o solo con el correo si además lo tenían. Es a propósito: ese SMS no iba a salir, y mostrarlo lo daba por avisado. El dato del paciente no se cambia; si la clínica vuelve a enviar SMS, su medio vuelve a valer tal cual.
Para tener en cuenta
- Para SMS y WhatsApp el paciente tiene que tener el móvil cargado en su ficha, y para correo, el correo.
- Si la cita se marca como cancelada o como Faltó, el recordatorio de esa cita no sale. Ver Control de Asistencia.
- Antes de poder enviar recordatorios por correo es necesario configurar tu cuenta de correo saliente.
- El contenido del recordatorio se puede personalizar por completo: mirá cómo hacerlo para los mensajes de texto y para los correos electrónicos.
App de Escritorio
Si más adelante editás la ficha del paciente y dejás el móvil vacío o mal escrito, al guardar Odontosys te avisa con Móvil incompatible con el recordatorio y te ofrece corregirlo; si elegís no corregirlo, el recordatorio pasa a correo (si el paciente tiene correo cargado) o queda sin envío.