Autoagenda: que el paciente elija el horario de su cita

Con la autoagenda dejás de ir y venir con el paciente para encontrar un horario: le mandás un link y elige el día y la hora desde el celular, entre los horarios libres de tu agenda. La cita entra directo a la agenda. No es una página abierta donde cualquiera pide turno: solo se agenda el paciente que invitaste.

Funciona en cuatro pasos:

1. Una sola vez, elegís qué agendas se ofrecen y en qué horarios.
2. Cuando haga falta, bloqueás los días que no atendés: vacaciones, días libres y algunos feriados.
3. Desde la ficha del paciente lo invitás y le mandás el link por WhatsApp o por correo.
4. El paciente elige su horario y te enterás desde la agenda.

La autoagenda es un módulo aparte, que se activa clínica por clínica. Si en Configuración > Agenda no ves Autoagenda, o al entrar ves una presentación del módulo, tu clínica todavía no lo tiene. Cuando te lo activen, recargá la página para verlo (tecla F5); también sirve cerrar sesión y volver a entrar.

Prepararla: qué agendas y qué horarios

1. Entrá a Configuración > Agenda > Autoagenda, pestaña Agendas.
2. En la agenda que quieras ofrecer, hacé clic en Habilitar.
3. Revisá el Nombre que ve el paciente (por ejemplo, “Dra. Pérez”).
4. En Qué horarios se ofrecen, dejá Toda la jornada de la agenda o elegí Sólo en estas franjas y cargá el día y el horario de cada una (por ejemplo, martes de 14:00 a 18:00).
5. Hacé clic en Guardar.

Con Toda la jornada de la agenda se ofrecen los días y horarios en que atiende esa agenda, los que tiene cargados en Configuración > Agenda > Nombre y jornada (ver jornada de trabajo y horario de descanso). Con Sólo en estas franjas se ofrece solo lo que cargaste, y siempre dentro de esa jornada: un día sin franja no se ofrece, y una franja que pasa del horario de la agenda se corta ahí. Por eso, un día que el doctor no atiende nunca —los sábados, por ejemplo— no hace falta bloquearlo.

Mientras no haya ninguna agenda habilitada no se puede invitar a nadie. El paciente solo ve y maneja las citas de las agendas habilitadas, y una agenda oculta no se ofrece aunque esté habilitada. Para dejar de ofrecer una agenda, entrá con Cambiar y apagá Habilitada para la autoagenda.

Las opciones generales (pestaña Opciones)

Ya vienen con valores listos para usar; si cambiás algo, guardalo con Guardar cambios:

• Cada cuánto se ofrecen horarios: cada 15 minutos, cada 30 (así viene) o cada una hora.
• Anticipación mínima: con cuántas horas de anticipación, como mínimo, puede agendarse. Viene en 24.
• Puede cancelar o cambiar hasta: cuántas horas antes de la cita. Viene en 24. Pasado ese plazo, la página le dice al paciente que se comunique con la clínica.
• Cómo se ven en la agenda: las citas que se agenda el paciente llevan un color de fondo —verde claro, o el que elijas— para reconocerlas de un vistazo. Con Sin color se ven como cualquier otra.
• Avisos por correo: Un correo con cada movimiento (así viene), Un resumen por día, a las 7 de la mañana o No mandar correos. En Mandarlos a va la casilla que los recibe; viene con el correo de la clínica.
• Cómo te ve el paciente: el nombre y el teléfono de la clínica que aparecen en su página.

Feriados, vacaciones y días libres

La autoagenda ofrece todo día que la agenda atiende. Algunos feriados ya los saca sola; el resto de los días que no atendés los tenés que bloquear vos.

Los feriados que no ofrece sola

En Uruguay, la autoagenda no ofrece el 1 de enero, el Viernes Santo (el de la Semana de Turismo), el 1 de mayo, el 18 de julio, el 25 de agosto ni el 25 de diciembre. En los demás países, el 1 de enero, el 1 de mayo y el 25 de diciembre. Vale para todas las agendas y no tenés que hacer nada: para el paciente, esos días no tienen horarios, como un domingo.

Es solo para lo que ve el paciente: en tu agenda esos días se ven como siempre y podés dar citas. Si tu clínica atiende alguno de esos días y querés que la autoagenda lo ofrezca, escribinos por WhatsApp al +598 97 100 888 y lo habilitamos.

Lo que tenés que bloquear vos

Todo lo demás se ofrece como un día común: las vacaciones, un congreso, el día libre de un doctor y también los días que muchas clínicas cierran sin que sean feriado fijo, como el 24 y el 31 de diciembre, Reyes, Carnaval, el resto de la Semana de Turismo o el 2 de noviembre. Para que la autoagenda no los ofrezca, poné en la agenda una nota que tape toda la jornada de ese día:

1. En la agenda, hacé clic en un espacio libre del día que querés bloquear y elegí Nueva nota.
2. Revisá que la agenda sea la del doctor que no atiende.
3. En Comienza poné la primera hora de atención de ese día, y en Termina, la última. La lista va de 7:00 a 22:00: si atendés antes o después, escribí la hora.
4. Escribí el motivo en Nota (por ejemplo, “Vacaciones”) y hacé clic en Crear.

La autoagenda no ofrece nada de lo que tapa una nota. Por eso:

• Una nota por día y por agenda. Unas vacaciones llevan una nota por cada día que la agenda atiende, y si cierra la clínica entera, van en cada agenda que ofrecés.
• Que tape la jornada entera. Si la agenda atiende hasta las 19:00 y la nota termina a las 18:00, la autoagenda ofrece esa última hora.
• Sirve también para unas horas: una reunión de 14:00 a 16:00 se bloquea con una nota de 14:00 a 16:00, y el resto del día se sigue ofreciendo.
• Las citas que ya estaban dadas ese día no se tocan: si algún paciente ya se había agendado, avisale vos.

Si tu clínica usa la App de Escritorio, en lugar de las notas podés cargar el día como excepción de la agenda, con No trabaja en todo el día: la autoagenda también lo respeta, y ahí se carga un rango de días o todas las agendas de una vez, que para unas vacaciones es más cómodo. Ver Bloquear un día específico.

Si la agenda está vinculada con Google Calendar, un evento de todo el día que cargues en Google no llega a Odontosys y no bloquea nada. Uno con hora de comienzo y de fin dentro del mismo día sí llega a la agenda y ocupa ese horario.

Invitar a un paciente

1. Abrí la ficha del paciente y, en el menú de tres puntos, elegí Invitar a agendarse.
2. En Para qué, elegí una de las opciones (Consulta, Control, Limpieza…) o A medida. Cada opción precarga la duración, las fechas y, casi siempre, el motivo; podés cambiarlos.
3. Revisá Cuánto dura la cita y el Motivo, que queda como nota de la cita.
4. Indicá Puede agendarse desde y La invitación vence el.
5. En En qué agendas, marcá una o varias. Si marcás varias, el paciente ve los horarios libres de todas juntas.
6. Hacé clic en Crear invitación.

Aparece el link del paciente, con tres formas de mandarlo: Copiar link, Enviar por WhatsApp (abre WhatsApp con el mensaje ya escrito) y Enviar por correo (sale desde la cuenta de correo de la clínica).

El link se muestra una sola vez. Si lo perdés, volvé a Invitar a agendarse y pedí Otro link: el anterior sigue funcionando.

Qué hace el paciente con el link

Lo abre en el celular, ve solo los horarios libres que le corresponden, elige uno y confirma. Con el mismo link después puede ver su cita, cambiarle el horario o cancelarla, hasta el plazo que pusiste en Opciones. Si cancela, la cita queda como Canceló con tiempo y el horario se libera: ver Control de Asistencia.

Si el paciente perdió el link

Abrí Invitar a agendarse en su ficha y, en la invitación, elegí Otro link. Si todavía no se agendó, el link nuevo le sirve para elegir el horario. Si ya se agendó, le sirve para ver su cita y cambiarla o cancelarla —no para sacar otra—, y dura por lo menos hasta el día de su última cita. El mensaje que se arma para WhatsApp o el correo le dice que con ese link puede ver su cita y cambiarla o cancelarla hasta el plazo que pusiste en Opciones.

Si ya no tiene ninguna cita por delante, no hay otro link que darle: para que saque otra cita, mandale una Nueva invitación.

Seguir las invitaciones

Cuando el paciente ya tiene invitaciones, Invitar a agendarse abre la lista con el estado de cada una: “Esperando que se agende”, “Ya se agendó”, “Venció” o “Anulada”. Desde ahí podés crear otra con Nueva invitación o pedir Otro link para volver a mandárselo, tanto si está “Esperando que se agende” como si “Ya se agendó” (ver Si el paciente perdió el link).

Anular una invitación o cortar un link

• Anular una invitación que está “Esperando que se agende”, si ya no querés que se agende: el paciente ya no puede agendarse con ella. Las citas que ya tiene no se tocan, y con el link puede seguir viéndolas, cancelándolas o cambiándolas.
• Cortar un link, si se lo mandaste a quien no era: desplegá los links de la invitación con el botón que dice, por ejemplo, “2 links que sirven” y elegí Cortar en el que quieras. Deja de funcionar en menos de un minuto y no se puede deshacer. Si el paciente todavía lo necesita y la invitación dice “Esperando que se agende” o “Ya se agendó”, pedí Otro link en esa invitación.

Enterarte de lo que hicieron los pacientes

En la agenda, el botón ⋮ (Más opciones) muestra un punto rojo cuando hay novedades. Abrilo y elegí Movimientos de la autoagenda: ahí está quién se agendó, quién canceló y quién cambió su cita, del más nuevo al más viejo. Nuevos deja solo lo que estaba sin leer. La lista es de toda la clínica: lo que abre una persona queda leído para el resto.

Además, los movimientos llegan por correo a la casilla de Opciones, salvo que hayas elegido No mandar correos.

Permisos

• Para guardar cambios en Configuración > Agenda > Autoagenda hace falta el permiso Configurar la autoagenda, del grupo Configuración. Sin él, la pantalla se ve pero al guardar avisa que no tenés permisos.
• Para abrir Invitar a agendarse —y, desde ahí, invitar, pedir otro link, anular o cortar— hacen falta Agregar citas, del grupo Agenda, y Ver datos del paciente, del grupo Pacientes.
• Los usuarios con el perfil de acceso Agenda o Agenda + Historia clínica no ven la autoagenda.

Ver Permisos.

En la App de Escritorio no se invita ni se configura la autoagenda: las citas que se agendan los pacientes se ven en la agenda del programa, con el color que elegiste.