Configurar WhatsApp: recordatorios automáticos y respuestas del bot
Con la API de WhatsApp de Odontosys, el sistema envía los recordatorios de cita por sí solo y un bot atiende las respuestas de los pacientes: registra confirmaciones y cancelaciones en la Agenda y contesta consultas frecuentes. Es un servicio distinto del envío manual con la app Odontosys Mensajes.
Todo se maneja desde Configuración > WhatsApp > Envío automático en la App Web.
App Web
En Configuración, WhatsApp se despliega en dos opciones: Envío automático (todo lo que explica este artículo) y App Odontosys Mensajes (las plantillas del envío manual con la app del celular, que antes estaban en Plantillas).
Envío automático se ve siempre, aunque tu clínica todavía no tenga contratado el servicio: en ese caso, en lugar de la configuración vas a ver una pantalla que te cuenta de qué se trata el módulo, con un botón Conocer el módulo. Para activarlo, escribile al soporte de Odontosys.
La pantalla tiene tres pestañas. Cada una está explicada en su propio artículo:
| Pestaña | Qué se configura ahí | Dónde está explicada |
|---|---|---|
| General | Días de anticipación y hora de envío del recordatorio, saludos de cumpleaños, y el modo Solo Notificaciones | Recordatorios automáticos por WhatsApp |
| Plantillas | Los textos aprobados por Meta de cada tipo de mensaje, sus variables y la vista previa | Plantillas de WhatsApp |
| Intenciones | Qué solicitudes procesa el bot y con qué texto responde, más la política de cancelación | Respuestas del bot de WhatsApp |
Dos opciones de la pestaña General tienen su propio artículo, porque dan para más: agrupar los recordatorios cuando el paciente tiene varias citas el mismo día, y enviar los detalles de la cita al crearla (este último panel aparece solo si el aviso de nueva cita está habilitado para tu clínica; viene desactivado y se pide a soporte).
Al terminar cada pestaña, guardá con Guardar Cambios: el guardado es por pestaña, y si te vas con cambios sin guardar el sistema te avisa antes de descartarlos.
Hace falta el permiso Configurar WhatsApp para guardar. La pantalla se ve completa y podés recorrerla, pero al guardar te avisa que no tenés permiso y los cambios no se aplican. Lo mismo pasa en los cuadros Nombre del doctor y Datos de la clínica de la pestaña Plantillas, que guardan por su cuenta. El permiso se concede desde Configuración > Avanzado > Permisos, en el bloque Configuración; los usuarios Administradores lo tienen siempre. Ver Permisos.
App de Escritorio
Todo lo anterior se configura únicamente desde la App Web, pero desde la App de Escritorio tenés un acceso directo para llegar.
- Andá a Herramientas > Configuración y, en el árbol de la izquierda, desplegá WhatsApp. Vas a ver dos sub-secciones:
- Envío automático: no se configura nada acá; la pantalla tiene el link Configurar Envío Automático.
- App Odontosys Mensajes: las plantillas del envío manual con la app móvil Odontosys Mensajes. Si tu clínica tiene contratado el servicio y habilitado el aviso de nueva cita, ahí también está el link Configurar aviso de nueva cita, para enviar los detalles de la cita al crearla. El aviso viene desactivado y se pide a soporte; sin habilitar, el link no aparece.
- En Envío automático, hacé clic en Configurar Envío Automático. Se abre la App Web en tu navegador, con tu sesión ya iniciada, directo en Configuración > WhatsApp > Envío automático. Desde ahí seguí los pasos de más arriba.
Si tu clínica todavía no contrató el servicio, Envío automático no muestra el link sino una pantalla que explica de qué se trata el módulo, con un botón Conocer el módulo. Para activarlo, contactá a soporte de Odontosys.