Enviar los detalles de una cita por WhatsApp
Además de los recordatorios automáticos, Odontosys puede mandarle al paciente un WhatsApp con la fecha y la hora apenas le das la cita. Así el paciente se lleva el turno en el teléfono, sin que tengas que dictárselo ni copiarlo a mano.
Para usar esta función tu clínica necesita tener activo el servicio de WhatsApp de Odontosys, y además pedir que te habiliten el aviso de nueva cita: viene desactivado, porque es un mensaje distinto del recordatorio de cita y no todas las clínicas lo quieren. Para activarlo, escribile al soporte de Odontosys y se habilita en el momento. Ver Odontosys Mensajes. El texto que recibe el paciente sale de la plantilla de la categoría Nueva Cita, que se elige desde la App Web en Configuración > WhatsApp > Envío automático, pestaña Plantillas. Ver Configurar WhatsApp.
Elegir cómo se envía
Una vez habilitada, la opción se configura una sola vez para toda la clínica, desde la App Web, y vale también para el programa de escritorio.
- Andá a Configuración > WhatsApp > Envío automático, pestaña General.
- En el panel Aviso de nueva cita por WhatsApp, elegí una de las tres opciones:
- No avisar: no se envía nada al crear la cita. Igual podés mandarlo a mano desde la cita (ver más abajo).
- Preguntar al crear la cita: cada vez que guardás una cita, el sistema te pregunta si querés enviar los detalles.
- Enviar automáticamente al crear la cita: el mensaje sale solo, sin preguntar.
- Guardá.
Si tu clínica todavía no eligió una plantilla de Nueva Cita, el sistema no deja activar la opción y te lleva a la pestaña Plantillas para que la elijas primero.
Si no ves el panel Aviso de nueva cita por WhatsApp, es porque la función no está habilitada para tu clínica: pedila a soporte y va a aparecer. Mientras tanto, en la pestaña Plantillas podés dejar elegida la plantilla de Nueva Cita; la tarjeta te avisa que todavía no se va a usar.
App de Escritorio
El programa de escritorio toma esta configuración al iniciar sesión. Si la cambiás desde la App Web, cerrá y volvé a abrir el escritorio para que la tome.
Desde el escritorio, el enlace Configurar aviso de nueva cita te lleva a esa pantalla de la App Web con tu sesión ya iniciada. Está en Herramientas > Configuración > WhatsApp > App Odontosys Mensajes.
Si en esa pantalla todavía ves la casilla Preguntar si desea enviar detalles de la cita por WhatsApp al crear una cita, tu programa todavía no está actualizado: ahí la pregunta depende de esa casilla en cada computadora, no hay envío automático ni envío desde la cita, y lo que elijas en la App Web no se aplica hasta que actualices.
Qué pasa al crear una cita
App Web
Con Preguntar, al guardar la cita aparece la ventana Enviar cita por WhatsApp. Hacé clic en Enviar WhatsApp para mandar el mensaje, o en No para seguir sin enviarlo. Con Enviar automáticamente, el mensaje sale solo. Cuando sale, en los dos casos ves el aviso “WhatsApp con los datos de la cita enviado”.
Si el paciente no tiene celular cargado, no aparece la pregunta ni se envía nada: cargalo en su ficha y mandá los detalles desde la cita.
App de Escritorio
Con Preguntar, después de guardar la cita en la Agenda el programa pregunta “¿Enviar los detalles de la cita por WhatsApp?”. Con Enviar automáticamente, el mensaje sale solo. Cuando sale, en los dos casos ves el aviso “WhatsApp con los datos de la cita enviado”.
Si el paciente no tiene cargado un celular al que se le pueda enviar WhatsApp, antes de enviar el programa te avisa y pregunta “¿Agregar uno ahora?”. Con Sí se abre la ventana con los datos del paciente: cargá el celular, hacé clic en Aceptar y el mensaje sale. Si el número no sirve para WhatsApp, te lo avisa y no lo envía. Con No, la cita queda guardada y no se envía nada.
Si el envío falla, el sistema te dice el motivo: por ejemplo, que el número cargado no es válido para WhatsApp, o que el paciente pidió no recibir notificaciones por WhatsApp.
Enviar o reenviar desde la cita
No hace falta que sea en el momento de crearla. Podés mandar los detalles de cualquier cita futura de un paciente registrado, y también volver a mandarlos si la cita cambió de día u hora.
App Web
Abrí la cita desde la agenda. Debajo de la fila del recordatorio vas a ver Enviar cita por WhatsApp: hacé clic ahí para mandarla. Cuando ya se envió, la fila muestra el estado —Cita enviada por WhatsApp, Cita entregada por WhatsApp, Cita leída por WhatsApp o No se pudo entregar la cita por WhatsApp— y al lado, un ícono para reenviarla.
Si el paciente no tiene celular cargado, la fila aparece en gris con el texto “Sin celular para WhatsApp: cargalo en la ficha del paciente” y no se puede usar hasta que lo cargues.
App de Escritorio
Hacé clic derecho sobre la cita en la Agenda y elegí Enviar cita por WhatsApp. Cuando sale, ves el aviso “Mensaje enviado”. Después, ese mismo ítem del menú muestra el estado —Cita enviada por WhatsApp, Cita entregada por WhatsApp, Cita leída por WhatsApp o No se pudo entregar la cita (reenviar)— y haciendo clic en él la reenviás.
Si el paciente no tiene celular cargado, antes de enviar te ofrece agregarlo, igual que al crear la cita.
Al reenviar, el sistema te muestra cuándo salió el último envío y te pide confirmar. El paciente recibe un mensaje nuevo con los datos actuales de la cita.
Si movés una cita que ya tenía el aviso enviado, el paciente sigue con la fecha vieja en el teléfono: reenviá el aviso desde la cita.
Cuándo se ofrece
- Solo si el aviso de nueva cita está habilitado para tu clínica (ver arriba): si no lo está, la fila Enviar cita por WhatsApp no aparece en la cita y el envío no se ofrece por ningún lado.
- Solo para citas futuras: no tiene sentido avisar una cita que ya pasó.
- Solo para citas de pacientes registrados: no aparece al marcar un horario como ocupado ni al agendar a alguien que no está en la ficha de pacientes.
Para que el mensaje llegue, el paciente tiene que tener cargado un número de móvil válido en su ficha. Ver Número de móvil válido.