Reporte Pacientes que faltaron y no tienen cita
Este reporte lista los pacientes que faltaron a su última cita en los últimos días —vos definís cuántos, por defecto 30— y no volvieron a pedir hora. Es ideal para contactarlos y que retomen el tratamiento. En las dos versiones podés filtrar por grupo y, si usás estados personalizados, por estado del paciente, y escribirle a cada paciente directamente desde la lista.
App Web
- En el menú lateral hacé clic en Reportes y elegí Pacientes sin Cita.
- Arriba están los filtros: Días (de 1 a 360: escribí el número y hacé clic fuera del campo), Grupo, Agenda y, si usás estados personalizados, Estado. En Grupo, además de tus grupos, tenés Sin grupo, que trae a los pacientes que no están en ninguno. En el celular los filtros se despliegan tocando Filtros.
- Debajo está la casilla Incluir sin marcar (ver más abajo) y una leyenda que dice qué se está listando, por ejemplo “Pacientes que faltaron a su última cita en los últimos 30 días y no volvieron a pedir hora.”. En el celular las dos están dentro de Filtros.
- La lista muestra de cada paciente el Teléfono, la Última cita (día y hora), la Asistencia de esa cita, la Agenda y una columna por cada forma de contacto: Últ. correo, Últ. SMS (si tenés habilitado el envío de SMS) y Últ. WhatsApp. Hacé clic en el nombre para abrir su ficha.
- Cada columna de contacto muestra una de tres cosas:
- Enviar correo, Enviar SMS o Enviar WhatsApp: todavía no le mandaste el aviso para reagendar por ahí. Hacé clic para mandarlo.
- Una fecha: el día del último aviso, así no contactás dos veces a la misma persona. Con un clic ves todos los envíos y podés mandar otro.
- Sin correo o Sin móvil: al paciente le falta ese dato. En la computadora, con un clic se abre su ficha para cargarlo; en el celular, entrá con Ver Ficha.
- Enviar correo abre una ventana con el destinatario, el asunto y el mensaje, para que lo revises antes de enviarlo. Enviar WhatsApp abre WhatsApp con el mensaje ya escrito, y ahí todavía tenés que apretar enviar. Enviar SMS manda el mensaje en el momento, así que antes Odontosys te pide que lo confirmes: te muestra el nombre del paciente y el número al que va, y te recuerda que “Sale en este momento y no se puede deshacer. Cada mensaje tiene costo.”. Confirmá con Enviar SMS o volvé atrás con Cancelar.
- Con el botón Compartir del pie descargás el reporte en PDF o CSV.
En el celular cada paciente se ve en una tarjeta con los mismos datos: tocala para desplegar Ver Ficha y los botones de envío.
El texto del correo y del SMS sale de la plantilla Aviso Paciente Sin Cita: ver Configurar contenido de los correos electrónicos y Configurar contenido de los mensajes de texto.
App de Escritorio
- Abrí el menú Reportes y elegí Pacientes sin cita.
- Arriba se lee “Pacientes que faltaron a su última cita en los últimos 30 días y no volvieron a pedir hora.”: el número de días es un enlace, hacé clic para cambiarlo. Al lado podés filtrar por Grupo —con la opción Sin grupo, que trae a los pacientes que no están en ninguno— y, si usás estados personalizados, por Estado.
- Con el botón Ver elegís entre Solo los pacientes que faltaron y Todos los que no volvieron a pedir hora (vinieron o faltaron); si tu versión todavía dice Todos los pacientes sin cita (faltaron, vinieron, etc), es la misma opción. En ese menú está también Incluir los que no tienen marcada la asistencia (ver más abajo).
- La lista muestra el Paciente, el Teléfono, la Última cita, la Asistencia de esa cita, la Agenda y las columnas Últ. correo y Últ. SMS (esta última no aparece si tu clínica no envía SMS o usa el envío automático por WhatsApp). Cada una de estas dos muestra una de tres cosas:
- Enviar correo o Enviar SMS: todavía no le mandaste el aviso para reagendar. Antes de mandar un SMS, el programa te pide que lo confirmes.
- Una fecha: el día del último aviso. Con un clic ves el historial y podés mandar otro.
- Sin correo o Sin móvil: al paciente le falta ese dato.
- Con un clic en el nombre del paciente se abre un menú con sus fichas, por si querés revisar su historia antes de llamarlo: ver Abrir las fichas de un paciente desde un reporte.
- Con el ícono de compartir podés elegir Exportar a Excel, Exportar a CSV o Imprimir.
- Para cambiar el ancho de una columna, arrastrá el borde de su encabezado: queda guardado en esa computadora. Ver Personalizar columnas en los reportes.
Si tu versión todavía muestra las columnas Enviar Correo, Ultimo Correo, Enviar SMS y Ultimo SMS por separado, y Nota en lugar de Asistencia, el reporte se usa igual: enviás desde las columnas Enviar y la fecha queda en las columnas Ultimo. En esa versión no están Sin grupo ni Incluir los que no tienen marcada la asistencia, y los pacientes con la asistencia sin marcar figuran siempre en la lista.
Qué pacientes aparecen
El reporte mira la última cita de cada paciente dentro del período, sin contar las de hoy. El paciente aparece si esa cita quedó como una falta o una cancelación —en la columna Asistencia la vas a ver como Faltó, Canceló tarde, Canceló a tiempo o Canceló el Dr.— y no tiene ninguna cita vigente de hoy en adelante: una cita futura que ya está cancelada no cuenta como haber pedido hora.
El paciente que llegó tarde o fue atendido tarde vino a la cita, así que no figura como falta. Tampoco figura el que faltó a una cita pero vino a otra posterior dentro del período. Y solo ves a los pacientes cuya última cita fue en una agenda a la que tu usuario tiene acceso.
Si la asistencia quedó sin marcar
El reporte se apoya en la asistencia marcada en la agenda. Una cita sin marcar no es una falta —puede que el paciente haya venido y nadie lo marcó—, así que esos pacientes no se listan salvo que lo pidas: en la App Web con la casilla Incluir sin marcar, y en la App de Escritorio con Ver > Incluir los que no tienen marcada la asistencia. Aparecen en gris, con la asistencia Sin marcar, y la elección queda recordada en ese equipo para la próxima vez que abras el reporte.
Si la lista queda vacía pero hay pacientes en esa situación, el reporte lo avisa —por ejemplo, “Ningún paciente faltó. Hay 12 cuya última cita quedó sin marcar la asistencia.”— y ofrece Mostrarlos, que los suma a la lista. Si en tu clínica no se marca la asistencia, es lo que vas a ver al abrir el reporte: usá Mostrarlos y, como la elección queda recordada, la próxima vez la lista ya los trae.
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