Pago de Pacientes
Los pagos se registran desde la sección Cuentas del paciente. Las formas de pago que vas a ver en el selector son las que tengas configuradas en el programa: además de Efectivo y Transferencia, podés agregar tarjetas, billeteras virtuales o cualquier otra que use tu clínica. Ver Formas de pago.
Cada pago baja el saldo de la cuenta del paciente. Si tu clínica tiene la pantalla nueva de Cuentas, además elegís a qué tratamientos se aplica: ver Elegir a qué tratamientos se aplica el pago.
Registrar un pago
App Web
- En la ficha del paciente, entrá a Cuentas.
- En la computadora, abajo a la derecha hay tres botones redondos: el de arriba, con el $, es Nuevo pago (el nombre aparece al pasarle el mouse). En el celular (o en una pantalla angosta) hay uno solo, el +: tocalo y elegí Nuevo pago.
- Se abre la ventana Nuevo pago con la Fecha de hoy. Para cambiarla hace falta el permiso Modificar Fecha de Documentos.
- La Forma de Pago viene con la del último pago del paciente en la moneda que estás viendo: si esta vez paga distinto, cambiala.
- Si hace falta, completá la Referencia de pago (por ejemplo, el número de la transferencia) y el Concepto, que se ve en la cuenta junto al pago.
- Escribí el Importe. La Moneda viene con la que estás viendo en la cuenta; si el pago es en otra, cambiala.
- En Salida elegí qué hacer con el recibo: viene en Ninguna; PDF lo descarga y Enviar Correo se lo manda al correo que el paciente tiene en su ficha. En la computadora está al pie de la ventana, a la izquierda (a la derecha están Cerrar y Guardar); en el celular, debajo de la Moneda.
- Hacé clic en Guardar. El pago aparece en la cuenta y el saldo baja en ese importe.
Mirá el video: cómo registrar un pago32 s
Con la pantalla nueva de Cuentas, en la computadora la ventana trae además la lista ¿A qué se aplica este pago?: ver Elegir a qué tratamientos se aplica el pago.
App de Escritorio
- En la pantalla de Cuentas del paciente hacé clic en Nuevo Pago.
- Ingresá el Importe. Con la pantalla nueva de Cuentas, la lista ¿A qué se aplica este pago? se completa sola con ese importe, empezando por los tratamientos más viejos; si el reparto no es el que corresponde, ajustá la columna Paga ahora (ver Elegir a qué tratamientos se aplica el pago).
- En Forma de pago elegí cómo paga el paciente. El selector viene preseleccionado con la forma de pago del último pago de ese paciente.
- Si querés agregar un detalle, hacé clic en Ver concepto; también podés completar la Referencia del pago.
- Hacé clic en Aceptar.
Anular un pago
Si un pago quedó mal cargado (con otro importe, en otra moneda o en la cuenta de otro paciente), anulalo y volvé a cargarlo. El pago anulado sale de la cuenta y lo que había descontado vuelve a sumarse al saldo.
App Web
- En Cuentas, hacé clic sobre el pago que querés anular (en el celular, tocá su tarjeta).
- En el menú, elegí Anular.
- En “¿Estás seguro?”, confirmá con Anular.
Mirá el video: cómo anular un pago16 s
App de Escritorio
Hacé clic derecho sobre el pago, elegí Anular Pago y confirmá. Si tu clínica factura los pagos, uno que ya tiene factura no se puede anular.
Anular pide el permiso Eliminar un pago del grupo Cuentas Pacientes (ver Permisos). Un pago con tarjeta cuyo cupón ya se cobró no se puede anular: ver Conciliar cupones de pagos electrónicos (PEM). Quién anuló cada pago queda en el Historial de actividad, y los pagos anulados se ven en el Reporte de Pagos anulados de la App de Escritorio.
Elegir a qué tratamientos se aplica el pago
Lo que sigue es de la pantalla nueva de Cuentas, que tienen algunas clínicas; en la App Web, solo en la computadora. En el celular, con esa pantalla, la ventana Nuevo pago es la de siempre y el pago se aplica automáticamente a los tratamientos con deuda, del más viejo al más nuevo; si sobra plata, queda sin asignar.
La lista ¿A qué se aplica este pago? muestra los tratamientos con deuda en la moneda del pago: la Fecha de cada uno, el Trabajo, lo que Debe, lo que Paga ahora y lo que Va a deber.
La Fecha es la del tratamiento y está para que reconozcas cuál es cuál cuando el paciente tiene varios que se llaman igual — por ejemplo, las consultas de control de una ortodoncia, que aparecen repetidas con el mismo nombre. Es la misma fecha que ves en el estado de cuenta.
La columna Paga ahora (en azul) es la que se edita:
- Clic en la columna Paga ahora — escribís cuánto de este pago va a ese tratamiento. Si ponés más de lo que debe, se aplica el máximo posible y te avisa.
- Doble clic sobre un tratamiento — todo el pago va a ese tratamiento.
- Clic derecho — atajos con los montos ya calculados: poner ahí todo el pago o lo que falta, pagar todo ese tratamiento, quitar lo asignado, volver al reparto automático por antigüedad, etc. Solo se ofrecen los atajos que cambian algo.
- Pagar toda la deuda ($ X) — link junto al importe: completa el importe con la deuda total y lo reparte.
El importe y la lista trabajan juntos: si escribís el importe, el reparto se ajusta a ese monto; si lo dejás vacío, se calcula solo (se ve en gris) a medida que marcás tratamientos en la lista.
La barra de abajo muestra en todo momento cómo queda el pago: cuánto va a tratamientos y cuánto queda sin asignar. Si al guardar queda plata sin aplicar, el programa pide una confirmación y esa plata queda como dinero sin asignar — no es un error: sirve, por ejemplo, para adelantos o pagos a cuenta.
¿El pago quedó aplicado al tratamiento equivocado? Con la pantalla nueva de Cuentas no hace falta anularlo: podés re-imputarlo y mover la plata al tratamiento correcto.
Pagar con otra moneda o eximir la deuda
App Web
En el formulario de Nuevo pago, el campo Moneda registra el pago en esa moneda: cada moneda tiene su propia cuenta con su propio saldo, así que el pago se acredita en la cuenta de la moneda que elijas. Pagar una deuda que está en una moneda con dinero de otra aplicando una cotización (la opción Paga con diferente moneda.) por ahora está disponible solo en la App de Escritorio.
Eximir la deuda, por ahora, está disponible solo en la App de Escritorio.
App de Escritorio
Al final de la lista de Forma de pago está el ítem Otras formas de pago, que muestra dos opciones más:
- Paga con diferente moneda.: para cuando el paciente paga en una moneda distinta a la de sus tratamientos. Con el enlace Ver cotizacion cargás la cotización del día. Ver Monedas.
- Eximir Deuda: marcando la casilla Eximir Deuda., el programa registra el tratamiento como pagado para que el paciente no figure más con esa deuda, pero ese dinero no ingresa a la caja.
Si tu clínica no trabaja con más de una moneda, el ítem aparece directamente como Eximir deuda.
Una vez guardado el pago, podés imprimirle el recibo al paciente o enviárselo por correo o WhatsApp. Ver Enviar recibos de pago por correo o WhatsApp.