Cuentas Pacientes

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Crear tratamientos, presupuestos y pagos

Abajo a la derecha están los botones para registrar movimientos:

• Nuevo tratamiento (el botón redondo de más abajo, el más grande, con un +) — registra un tratamiento.
• Nuevo presupuesto (ícono de hoja con +) — carga un presupuesto que el paciente todavía no aceptó. Ver ¿Cómo crear y enviar un presupuesto?.
• Nuevo pago (ícono $) — registra un pago del paciente. Ver Pago de Pacientes.

En la computadora los tres están a la vista y el nombre de cada uno aparece al pasarle el mouse. En el celular (y en pantallas angostas) es un solo botón +: tocalo y las tres opciones se despliegan con su nombre al lado, sobre el fondo atenuado. Para cerrarlas sin elegir ninguna, tocá fuera.

Para cargar un tratamiento:

1. Desde la ficha del paciente, hacé clic en Cuentas.
2. Hacé clic en Nuevo tratamiento (en el celular, tocá + y elegí Nuevo tratamiento).
3. Escribí la Pieza (si corresponde) y, en Tratamiento, las primeras letras del trabajo, y elegilo de la lista: el Precio se completa con el de la lista de precios del paciente, y lo podés cambiar. También podés escribir un tratamiento que no está en la lista y ponerle el precio; si lo vas a usar seguido, agregalo a la lista de precios.
4. Hacé clic en Aceptar. El tratamiento aparece en la cuenta, en la etapa En tratamiento (con el ícono de tres puntos), y suma al saldo.

Si en tu clínica hay más de un doctor, el campo Doctor viene con el doctor del paciente; si no tiene uno, en Sin Asignar. Cambialo antes de Aceptar si este tratamiento lo hizo otro. Y si en Otras opciones avanzadas está marcada Poner tratamiento automáticamente como finalizado, el tratamiento nuevo entra directamente Finalizado.

Cargar el mismo tratamiento varias veces

Si el mismo tratamiento se hace varias veces (tres resinas, cuatro sesiones de un control), lo cargás de una sola vez desde Nuevo tratamiento. Completá la ventana como siempre, con el precio de uno, y después:

1. En Cantidad, al lado de Pieza, poné cuántos son: con − y +, o escribiendo el número. El máximo es 36. Con 2 o más, debajo del precio aparece un recuadro que te muestra cómo se van a llamar —por ejemplo, Resina simple (1/3), (2/3) y (3/3)— y cuánto es cada uno y en total.
2. Hacé clic en Aceptar. Un aviso verde te confirma cuántos se cargaron.

Todos llevan la misma pieza. Si cada uno va en una pieza distinta, hacé clic en Poner una pieza distinta a cada uno…, dentro del recuadro: aparece un casillero de pieza para cada uno, y el que dejes vacío se queda con la pieza de arriba.

En la cuenta, cada uno queda como un tratamiento aparte, con su número entre paréntesis y el precio entero: se finalizan y se eliminan de a uno, como cualquier otro. La Cantidad está en Nuevo tratamiento; en Nuevo presupuesto los tratamientos se agregan de a uno.

Cambiar la etapa de un tratamiento

Cada tratamiento muestra su etapa con un ícono: la P roja es un presupuesto, los tres puntos (en el celular, verticales) uno en tratamiento y la doble tilde verde uno finalizado. En la computadora, además, la fila de un presupuesto tiene un fondo amarillento y la de uno finalizado, celeste.

1. Hacé clic sobre el tratamiento en la tabla (en el celular, tocá su tarjeta).
2. Ahí mismo se abre un menú con las acciones disponibles según la etapa actual:

3. Elegí la opción y la etapa se actualiza automáticamente.

Un presupuesto de varios tratamientos agrupados se acepta de una vez, y al aceptarlo cada tratamiento queda en su propia fila (en el celular, en su propia tarjeta), con su importe.

Elegir la fecha al finalizar o aceptar

Normalmente el cambio se aplica sin preguntar nada: al finalizar, la fecha de finalizado es la de hoy, y al aceptar, el tratamiento conserva la fecha que tenía. En la cuenta, la fila no cambia de fecha al finalizar: la de finalizado la ves con Cambiar fecha de finalizado… o al abrirlo con Modificar. Si el administrador activó Pedir fecha cuando se finaliza un tratamiento o Pedir fecha cuando se acepta un presupuesto (en Otras opciones avanzadas), antes de aplicar el cambio aparece un cuadro para elegir la fecha, con atajos Hoy y Ayer. No se pueden poner fechas futuras, y si cancelás no se hace nada.

Aparte de eso — y sin importar cómo estén esas casillas — si al finalizar un tratamiento este no tiene doctor asignado y la clínica tiene dos o más doctores, Odontosys te pregunta qué Doctor lo realizó. Podés dejarlo en Sin asignar. En clínicas de un solo doctor nunca pregunta.

Si la clínica pide la fecha al aceptar, en un presupuesto agrupado se pregunta una sola vez y vale para todos sus tratamientos.

Corregir la fecha de un tratamiento finalizado

Si un tratamiento quedó finalizado con la fecha equivocada, hacé clic sobre él y elegí Cambiar fecha de finalizado…. El cuadro te muestra la fecha con la que quedó finalizado y te deja poner la correcta.

• Solo cambia la fecha: no toca la etapa, ni los pagos, ni el saldo. También corrige la fecha de la anotación “Se finalizó:” en la historia clínica.
• Esa fecha se usa en los reportes de producción y en el cálculo de deuda, así que conviene tenerla bien.
• Hace falta el permiso Modificar Fecha de Documentos. La opción se ve siempre; si no lo tenés, al hacer clic te avisa que no tenés permiso.

Qué podés hacer con un pago

Los pagos se muestran en la misma tabla, con un fondo verde claro, mezclados cronológicamente con los tratamientos. Al hacer clic sobre un pago se abre un menú con:

• Descargar PDF / Enviar por correo — el recibo del pago.
• Anular — anula el pago (pide confirmación). Ver Anular un pago.

El saldo

Arriba a la derecha está el Saldo de la cuenta, uno por moneda; el de la moneda que estás viendo va resaltado. Haciendo clic sobre el de otra moneda, la pantalla pasa a mostrar los movimientos en esa moneda (debajo dice cuál estás viendo). En el celular, el saldo también está al final de la cuenta, en Saldo actual.

Con el menú Más (arriba a la izquierda) elegís qué datos de los pagos se ven en la tabla: Mostrar forma de pago, Mostrar referencia de pago y Mostrar concepto de pagos.

Descargar o compartir el estado de cuenta

Con el botón Compartir, al pie de la cuenta, generás el PDF del estado de cuenta en la moneda que estás viendo:

• Descargar > Estado de Cuenta — el estado de cuenta completo.
• Descargar > Estado de Cuenta Desde — elegís desde qué fecha, y el PDF trae los movimientos a partir de ahí, arrancando con el saldo que había hasta entonces.
• Enviar por Correo > Estado de Cuenta o Estado de Cuenta Desde — se abre la ventana Enviar correo con el asunto y el mensaje ya escritos y, como destinatario, el correo que el paciente tiene en su ficha; podés cambiarlos antes de mandarlo. Con Enviar sale el correo, y un aviso verde te confirma a qué dirección se mandó.

Al descargar, lo que pasa depende del equipo: en la computadora se baja el archivo; en el celular se abre el menú de compartir del teléfono con el PDF adjunto, así se lo mandás al paciente por WhatsApp o lo guardás, igual que con el presupuesto. Si la cuenta no tiene movimientos, te avisa que no se va a crear el PDF.

El mismo menú tiene las opciones del presupuesto: ver ¿Cómo crear y enviar un presupuesto?.

En celulares y tablets chicas la tabla se reorganiza en formato de tarjetas para que sea más cómodo de leer y operar con el dedo.

Con eso ya podés trabajar. Lo que sigue son detalles y casos particulares:

App de Escritorio

La pantalla

La grilla del estado de cuenta muestra Fecha, Tratamiento, Debe, Haber y Saldo. Con el botón Ver de la barra superior elegís qué información extra mostrar en cada fila (forma de pago, referencia, concepto, doctor asignado) y si querés ver solo los últimos movimientos o el estado de cuenta completo.

Arriba está el Saldo por moneda (haciendo clic sobre el saldo de otra moneda, la pantalla cambia a esa moneda). Si el paciente pagó de más, se muestra en negativo.

Crear movimientos

En la barra superior están los botones Nuevo Presupuesto, Nuevo Tratamiento, Nuevo Pago (ver Pago de Pacientes), Nueva Anotación y, si trabajás con facturación, Nueva Factura.

Para cargar el mismo tratamiento o presupuesto varias veces de una sola vez, usá el pequeño asterisco azul que está al final del renglón Tratamiento (al dejar el mouse encima dice “Permite ingresar tratamientos repetitivos.”). Cada clic suma uno y debajo se ve cuántos van (x2, x3…), hasta 36; un clic en ese número lo vuelve a 1. Al guardar, cada uno queda como un renglón aparte con su número entre paréntesis, por ejemplo Resina simple (1/3), y el precio entero.

Descargar o enviar el estado de cuenta

El ícono de compartir de la barra (no tiene texto; está a la derecha de los botones de agrupar) tiene, debajo de Descargar PDF y debajo de Enviar por Correo, las opciones Estado de cuenta, Estado de cuenta desde, Presupuesto y Opciones de tratamiento. Al descargar, el PDF se guarda en tu carpeta de descargas y se abre.

Cambiar la etapa de un tratamiento

1. Posicioná el mouse sobre el icono del tratamiento (P, …, ✔).
2. Hacé clic sobre el icono y seleccioná la nueva etapa.

Si al finalizar un tratamiento este no tiene doctor asignado y la clínica tiene dos o más doctores, el programa te pregunta quién lo realizó. En la ventana Finalizar tratamiento, la lista Doctor: ya viene con el doctor asignado al paciente, si tiene uno; si no, con Sin asignar. Si la clínica pide la fecha al finalizar, se elige en la misma ventana.

Agrupar presupuestos

Agrupar sirve para presentar el presupuesto por etapas, o las Opciones de tratamiento numeradas, en lugar de una lista suelta de tratamientos. Ver Presupuesto y opciones de tratamiento.

1. En la grilla, hacé clic en el primer presupuesto que querés juntar y, con la tecla Ctrl apretada, hacé clic en los demás.
2. Hacé clic en el ícono de agrupar de la barra de arriba (no tiene texto: es el primero de los dos que están a la izquierda del ícono de compartir). También podés hacer clic derecho sobre uno de los marcados, todavía con Ctrl apretada, y elegir Agrupar.

Los presupuestos agrupados quedan juntos en un solo renglón de la grilla. Agrupar se habilita cuando marcaste dos o más presupuestos y ninguno está ya en un grupo; si entre lo marcado hay un tratamiento o un pago, queda deshabilitado.

Para deshacer un grupo, hacé clic derecho sobre él y elegí Desagrupar.

Qué podés hacer con un pago

• Doble clic sobre el pago — abre el detalle: qué tratamientos paga.
• Clic derecho — abre el menú con Reimprimir Pago y Anular Pago.

Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier tratamiento o presupuesto accedés a las demás opciones (aceptar, finalizar, descuentos, planes de pago, agrupar, eliminar).

Si tu clínica tiene la pantalla nueva de Cuentas: cuando hay pagos con plata que todavía no está aplicada a ningún tratamiento, en la barra de arriba aparece el botón Sin asignar, que te muestra cuánto hay y a qué tratamientos podés aplicarlo (ver Dinero sin asignar). El doble clic sobre un pago te muestra además cuánto quedó sin asignar, y el clic derecho suma Re-imputar / mover… (ver Re-imputar un pago).