Cuentas Pacientes
Desde esta sección podés dar presupuestos, ingresar tratamientos realizados y registrar pagos de pacientes. Cada pago queda vinculado a los tratamientos que elijas: el sistema nunca mueve esa plata por su cuenta, y si un pago quedó aplicado al tratamiento equivocado lo podés mover después.
Para abrirla: en la App Web, entrá a la ficha del paciente y hacé clic en Cuentas; en la App de Escritorio, buscá al paciente en la pantalla principal y hacé clic en el botón Cuentas de la barra de herramientas.
Cómo leer el estado de cuenta
La cuenta muestra todos los movimientos en orden cronológico: cada tratamiento suma a la deuda y cada pago resta su importe completo. Cada tratamiento se muestra con su pieza entre paréntesis cuando la tiene (por ejemplo, Extracción (18)). La última fila es el saldo de la cuenta: lo que el paciente debe (o, si es negativo, lo que tiene de más).
Aparte del saldo, si hay pagos con plata que todavía no está aplicada a ningún tratamiento, la pantalla te lo muestra por separado: es el dinero sin asignar. Ver Dinero sin asignar.
Etapas de un tratamiento
Un tratamiento puede estar en una de tres etapas, y se puede ir y volver entre ellas:
- Presupuesto — se le pasó el presupuesto al paciente, pero todavía no lo aceptó. No afecta el saldo.
- En tratamiento — el paciente aceptó y se está realizando. Afecta el saldo.
- Finalizado — el tratamiento se completó. Afecta el saldo.
Lo mismo pasa si eliminás un tratamiento que tenía pagos aplicados: la plata queda como dinero sin asignar, lista para aplicarla donde corresponda.
App Web
La pantalla nueva de Cuentas de la App Web se está habilitando de a poco, clínica por clínica. Si todavía ves la anterior y querés usar la nueva, escribinos a info@odontosys.com o al WhatsApp de soporte (+598 97 100 888) con el mensaje “Quiero activar la nueva pantalla de Cuentas del paciente”, contándonos el nombre de tu clínica.
No hay que instalar nada: cuando la activemos, actualizá la página (o cerrá y volvé a abrir la app) y ya la vas a ver.
Crear tratamientos, presupuestos y pagos
Abajo a la derecha están los botones para registrar movimientos:
- Nuevo tratamiento (botón principal con un +) — registra un tratamiento nuevo.
- Nuevo presupuesto (icono de hoja con +) — carga un presupuesto que el paciente todavía no aceptó.
- Nuevo pago (icono $) — ingresa un pago y te deja elegir a qué tratamientos aplicarlo. Ver Pago de Pacientes.
En la computadora los tres están a la vista. En el celular es un solo botón +: tocalo y las tres opciones se despliegan con su nombre al lado, sobre el fondo atenuado. Para cerrarlas sin elegir ninguna, tocá fuera.
Cambiar la etapa de un tratamiento
- Hacé clic sobre el tratamiento en la tabla.
- Se abre un menú con las acciones disponibles según la etapa actual:
| Etapa actual | Opciones disponibles |
|---|---|
| Presupuesto | Aceptar presupuesto, Agrupar / Desagrupar |
| En tratamiento | Marcar como finalizado, Volver a presupuesto |
| Finalizado | Volver a tratamiento, Cambiar fecha de finalizado… |
- Elegí la opción y la etapa se actualiza automáticamente.
Elegir la fecha al finalizar o aceptar
Normalmente el cambio se aplica con la fecha de hoy, sin preguntar nada. Si el administrador activó Pedir fecha cuando se finaliza un tratamiento o Pedir fecha cuando se acepta un presupuesto (en Otras opciones avanzadas), antes de aplicar el cambio aparece un cuadro para elegir la fecha, con atajos Hoy y Ayer. No se pueden poner fechas futuras, y si cancelás no se hace nada.
Aparte de eso — y sin importar cómo estén esas casillas — si al finalizar un tratamiento este no tiene doctor asignado y la clínica tiene dos o más doctores, Odontosys te pregunta qué Doctor lo realizó. Podés dejarlo en Sin asignar. En clínicas de un solo doctor nunca pregunta.
Estas preguntas aparecen al finalizar tratamientos de a uno. Si marcás como finalizado un grupo de tratamientos, se aplica la fecha de hoy sin preguntar nada. Al aceptar presupuestos, en cambio, sí pide la fecha aunque selecciones varios.
Corregir la fecha de un tratamiento finalizado
Si un tratamiento quedó finalizado con la fecha equivocada, hacé clic sobre él y elegí Cambiar fecha de finalizado…. El cuadro te muestra la fecha con la que quedó finalizado y te deja poner la correcta.
- Solo cambia la fecha: no toca la etapa, ni los pagos, ni el saldo. También corrige la fecha de la anotación “Se finalizó:” en la historia clínica.
- Esa fecha se usa en los reportes de producción y en el cálculo de deuda, así que conviene tenerla bien.
- Hace falta el permiso Modificar Fecha de Documentos. La opción se ve siempre; si no lo tenés, al hacer clic te avisa que no tenés permiso.
Qué podés hacer con un pago
Los pagos se muestran en la misma tabla, mezclados cronológicamente con los tratamientos. Si un pago tiene plata sin aplicar, en su fila aparece en verde “(X sin asignar)”. Al hacer clic sobre un pago se abre un menú con:
- Re-imputar / mover… — cambiar a qué tratamientos se aplica el pago; aparece solo desde una computadora. Ver Re-imputar un pago.
- Ver el detalle — muestra qué tratamientos paga ese pago y cuánto quedó sin asignar.
- Descargar PDF / Enviar por correo — el recibo del pago.
- Anular — anula el pago (pide confirmación).
Saldo y saldos por tratamiento
Arriba a la derecha está el Saldo de la cuenta, por moneda: haciendo clic sobre el saldo de otra moneda, la pantalla cambia a esa moneda. Si hay pagos con plata sin aplicar, debajo aparece en verde “Sin asignar: $ X”.
Para ver el detalle fino — cuánto se pagó de cada tratamiento y cuánto le falta — abrí el menú Más (arriba a la izquierda) y elegí Ver saldos por tratamiento. Ver Dinero sin asignar.
Descargar o compartir el estado de cuenta
Con el botón Compartir, al pie de la cuenta, generás el PDF del estado de cuenta en la moneda que estás viendo:
- Descargar > Estado de Cuenta — el estado de cuenta completo.
- Descargar > Estado de Cuenta Desde — elegís desde qué fecha, y el PDF trae los movimientos a partir de ahí, arrancando con el saldo que había hasta entonces.
- Enviar por Correo > Estado de Cuenta o Estado de Cuenta Desde — se lo manda al paciente por correo electrónico.
Al descargar, lo que pasa depende del equipo: en la computadora se baja el archivo; en el celular se abre el menú de compartir del teléfono con el PDF adjunto, así se lo mandás al paciente por WhatsApp o lo guardás, igual que con el presupuesto. Si la cuenta no tiene movimientos, te avisa que no se va a crear el PDF.
El mismo menú tiene las opciones del presupuesto: ver ¿Cómo crear y enviar un presupuesto?.
En celulares y tablets chicas la tabla se reorganiza en formato de tarjetas para que sea más cómodo de leer y operar con el dedo.
Con eso ya podés trabajar. Lo que sigue son detalles y casos particulares:
Otras acciones sobre un tratamiento
Al hacer clic sobre un tratamiento, en el mismo menú de etapas vas a encontrar también:
- Modificar — cambiar la descripción, importe u otros datos.
- Crear descuento — aplicar un descuento al tratamiento.
- Eliminar — borra el tratamiento (pide confirmación). Si tenía pagos aplicados, esa plata queda como dinero sin asignar.
Si el tratamiento ya tiene un descuento, en lugar de Modificar y Crear descuento vas a ver Ver descuento.
Modales arrastrables
Los modales Nuevo tratamiento y Nuevo presupuesto se pueden arrastrar por la pantalla tomándolos del título — útil si querés mirar movimientos previos del paciente que el modal te tapa, sin tener que cerrarlo.
- El cursor cambia (flechitas de mover) sobre el título del modal.
- Hacé clic sostenido y arrastrá. El modal sigue al mouse.
- Los botones (Guardar, Cerrar) siguen al modal a donde lo muevas.
En el celular los modales ocupan toda la pantalla, así que esta función no aplica ahí.
Limitación menor: si abriste un calendario o un desplegable y después arrastrás el modal, ese pop-up queda flotando en la posición vieja. Cerralo y reabrilo y se reacomoda.
Elegir un tratamiento en cualquier moneda
Al cargar un nuevo tratamiento (o un ítem de un nuevo presupuesto), el autocomplete de Tratamiento muestra todos los aranceles de la lista de precios del paciente, sin importar la moneda. Si elegís un tratamiento que está en otra moneda, el modal cambia automáticamente a esa moneda y el monto se completa con el arancel correspondiente.
En el caso especial del Nuevo presupuesto, una vez que cargás el primer tratamiento, la moneda del presupuesto queda fija — los tratamientos que sumes después tienen que estar en la misma moneda. Si querés cambiar de moneda, borrá todos los items del presupuesto y volvé a empezar.
Antes el autocomplete filtraba por la moneda activa, así que los tratamientos en otras monedas no aparecían y daba la sensación de que la lista de precios no se estaba aplicando.
Editar un tratamiento finalizado
En el modal Editar tratamiento, cuando el tratamiento está finalizado solo se puede cambiar el doctor asignado. El resto de los campos (fecha, pieza, tratamiento, precio, moneda) queda deshabilitado, con un aviso que te recuerda en qué fecha se finalizó:
Este tratamiento se finalizó el 14/07/2026. Solo podés cambiar el doctor asignado.
Al lado de ese aviso hay un link Cambiar fecha… que abre el mismo cuadro que la opción Cambiar fecha de finalizado… del menú, sin tener que cerrar la edición.
Si necesitás modificar otros datos, volvé el tratamiento a En tratamiento (en el menú de etapas), hacé los cambios y volvelo a marcar como finalizado.
Cambiar el doctor asignado a un tratamiento
Para cambiar el doctor de un tratamiento hace falta el permiso Cambiar doctores asignados a los tratamientos. La lista de doctores se ve siempre; si no tenés el permiso, al elegir otro doctor te avisa que no tenés permiso y la elección no se aplica. Es el mismo comportamiento que Modificar Fecha de Documentos.
Ese permiso se concede desde la App Web, en Configuración > Avanzado > Permisos, dentro del bloque Cuentas Pacientes. Ver Permisos.
Dos detalles que conviene conocer:
- El selector de doctor aparece solo si la clínica tiene más de un doctor. Con un solo doctor no hay nada que elegir y el que estaba asignado se conserva.
- El doctor que Odontosys te pide al finalizar un tratamiento no necesita este permiso: ahí alcanza con poder editar el tratamiento.
Si el doctor que tenía asignado el tratamiento fue borrado u ocultado, el selector muestra Sin Asignar. Eso es solo lo que se ve: mientras no elijas otro, el doctor original se conserva y podés corregir cualquier otro campo sin que te pida el permiso.
Agrupar presupuestos en etapas
Agrupar sirve para presentar el presupuesto por etapas en lugar de una lista suelta de tratamientos. Ver Presupuesto y opciones de tratamiento.
- Hacé clic sobre un presupuesto de la grilla y elegí Agrupar. La pantalla entra en modo agrupar y aparece una barra que te va contando “Has seleccionado N tratamientos”.
- Mientras la barra está, marcá en la grilla los presupuestos que quieras juntar en la misma etapa.
- Para revisar la selección antes de confirmar, abrí el panel con Ver (en el celular, con la flecha). Ahí ves los tratamientos elegidos con sus importes.
- Confirmá con Agrupar. El botón se habilita recién cuando hay más de un tratamiento marcado: un grupo de uno solo no tiene sentido.
Para salir sin agrupar nada, usá la ✕ de la barra, o el botón Cancelar del panel desplegado. Mientras el modo agrupar está activo, los menús de los tratamientos quedan deshabilitados: primero salí del modo y después seguí trabajando.
Para deshacer un grupo ya armado, hacé clic sobre él y elegí Desagrupar.
App de Escritorio
La pantalla
La grilla del estado de cuenta muestra Fecha, Tratamiento, Debe, Haber y Saldo. Con el botón Ver de la barra superior elegís qué información extra mostrar en cada fila (forma de pago, referencia, concepto, doctor asignado) y si querés ver solo los últimos movimientos o el estado de cuenta completo.
Arriba está el Saldo por moneda (haciendo clic sobre el saldo de otra moneda, la pantalla cambia a esa moneda). Es el mismo número con el que cierra la última fila de la grilla, así que si el paciente pagó de más se muestra en negativo.
Si hay pagos con plata que todavía no está aplicada a ningún tratamiento, en la barra de arriba aparece el botón Sin asignar; al hacer clic te muestra cuánto hay y a qué tratamientos podés aplicarlo. Ver Dinero sin asignar.
Crear movimientos
En la barra superior están los botones Nuevo Presupuesto, Nuevo Tratamiento, Nuevo Pago (ver Pago de Pacientes), Nueva Anotación y, si trabajás con facturación, Nueva Factura.
Descargar o enviar el estado de cuenta
El ícono de compartir de la barra (no tiene texto; está a la derecha de los botones de agrupar) tiene, debajo de Descargar PDF y debajo de Enviar por Correo, las opciones Estado de cuenta, Estado de cuenta desde, Presupuesto y Opciones de tratamiento. Al descargar, el PDF se guarda en tu carpeta de descargas y se abre.
Cambiar la etapa de un tratamiento
- Posicioná el mouse sobre el icono del tratamiento (P, …, ✔).
- Hacé clic sobre el icono y seleccioná la nueva etapa.
Qué podés hacer con un pago
- Doble clic sobre el pago — abre el detalle: qué tratamientos paga y cuánto quedó sin asignar.
- Clic derecho — abre el menú con Re-imputar / mover… (cambiar a qué tratamientos se aplica — ver Re-imputar un pago), Reimprimir Pago y Anular Pago.
Haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier tratamiento o presupuesto accedés a las demás opciones (aceptar, finalizar, descuentos, planes de pago, agrupar, eliminar).