Cuentas Proveedores
Odontosys te permite administrar tus finanzas con proveedores, registrando tanto las facturas recibidas como los pagos realizados. Desde la cuenta de cada proveedor llevás un control detallado de tus cuentas por pagar.
Tres conceptos que conviene tener claros:
- Factura crédito: cuando un proveedor te emite una factura a crédito, la registrás con su fecha, su concepto y su importe. La deuda queda pendiente en la cuenta.
- Pago: cuando le pagás al proveedor, registrás el pago y el saldo se descuenta.
- Factura contado: como el sistema solo maneja facturas a crédito y pagos, una factura al contado se registra como una factura más su pago correspondiente.
Cómo llegar a la cuenta del proveedor
App Web
- Abrí el menú y andá a Herramientas > Administrar Proveedores.
- Hacé clic en el proveedor y después en el botón Cuentas.
App de Escritorio
- En la pantalla principal, buscá el proveedor por su nombre para que quede cargado en pantalla.
- Hacé clic en el botón Cuentas de la barra superior (también está en el menú Proveedor > Cuentas). Se abre la pantalla Estado de Cuenta, en la moneda del último movimiento del proveedor; para ver otra, hacé clic sobre el nombre de la moneda (el enlace azul, arriba) y elegila en el menú.
La moneda de la cuenta
La cuenta se muestra de a una moneda por vez: el saldo y la lista de movimientos son los de esa moneda.
App Web
Al abrir la cuenta, la App Web elige sola la moneda que te interesa: si el proveedor te debe o le debés en una sola moneda, esa; si no, la moneda en la que más se le trabaja. Arriba están los saldos por moneda: hacé clic sobre el saldo de otra moneda para pasar a ella (debajo dice “Estás viendo los movimientos en Pesos”, o la moneda que corresponda).
Si la moneda que estás viendo no tiene movimientos, un aviso te lo dice y te cuenta dónde están: “Este proveedor no tiene movimientos en Pesos. Tiene 5 movimientos en Dólares.”, con un botón Ver en Dólares para saltar directo. Si llegaste desde un reporte de cuentas por pagar, la cuenta abre en la moneda de ese reporte.
Registrar facturas y pagos
App Web
Abajo a la derecha de la cuenta hay dos botones redondos: el + azul abre Nueva factura y el del signo de pesos abre Nuevo pago (pasando el mouse por encima te dice cuál es cuál). En el celular es un solo botón +: tocalo y se abren las dos opciones con su nombre.
- Nueva factura: completá la Fecha, el Número de factura (hasta 10 caracteres), el Concepto, el Total y la Moneda, y hacé clic en Guardar.
- Nuevo pago: completá la Fecha, el Número de recibo (hasta 10 caracteres), la Forma de Pago, el Concepto, el Importe y la Moneda, y hacé clic en Guardar.
La moneda viene propuesta con la que estás viendo en la cuenta.
El atajo Nueva Factura y Pago para registrar facturas al contado en una sola operación existe solo en la App de Escritorio. En la App Web cargá primero la factura y después su pago.
Para descargar o compartir el estado de cuenta usá el botón Compartir, al pie de la cuenta:
- Estado de cuenta: el PDF completo, con todos los movimientos y el saldo de la moneda que estás viendo.
- Estado de cuenta desde...: elegís una fecha y el PDF muestra los movimientos a partir de ese día (incluido), arrancando con el saldo anterior resumido en una línea.
En la computadora el PDF se descarga; desde el celular se abre el menú de compartir del teléfono, así podés mandarlo directo por WhatsApp o correo.
App de Escritorio
En la barra superior de la cuenta del proveedor encontrás:
- Nueva Factura: ingresá el valor de la factura, la fecha y una descripción del concepto de compra.
- Nuevo Pago: ingresá el importe, la fecha y un concepto del pago.
- Nueva Factura y Pago: el atajo para las facturas al contado. Ingresás la fecha, el concepto y el importe, y el sistema registra la factura y su pago en una sola operación.
- Gastos Programados: para los gastos que se repiten todos los meses. Ver Gastos Programados.
- El botón de Compartir (el ícono a la derecha de la barra) te permite imprimir el estado de cuenta con Estado de cuenta (completo) o Estado de cuenta desde... (a partir de una fecha que elijas).
Modificar o eliminar un movimiento
Sobre cualquier movimiento ya cargado —una factura, una nota de crédito o un pago— hacé clic derecho en su fila para abrir el menú. En la App Web también lo abre el clic izquierdo, y en el celular alcanza con tocar la tarjeta del movimiento.
El menú ofrece:
- Modificar factura, en las facturas a crédito. Las facturas al contado y las notas de crédito no se modifican: si quedaron mal, se eliminan y se vuelven a cargar.
- Ver detalles del pago, en los pagos. Los pagos tampoco se modifican, por el mismo motivo.
- Eliminar factura, Eliminar pago o Eliminar nota de crédito, según el movimiento en el que estés parado.
Antes de eliminar, Odontosys te muestra de qué documento se trata —número, proveedor, fecha e importe— para que confirmes que es el que querías sacar. Eliminar un movimiento no se puede deshacer, pero queda registrado en el historial de actividad: ver Historial de Cuentas Proveedores.
App de Escritorio
Si alguien cargó o borró un movimiento desde otra computadora o desde la App Web mientras tenías la cuenta abierta, apretá F5: la pantalla vuelve a leer los datos del proveedor sin que tengas que cerrarla y abrirla de nuevo.
Reportes disponibles
Para controlar lo que falta pagar están los reportes Cuentas por Pagar y Facturas por pagar: ver Reportes de Cuentas por Pagar y Facturas por Pagar.